Sistema de controle de estoque: tecnologia agrega eficiência

Quem trabalha com armazenamento e movimentação de mercadorias não pode abrir mão de um bom sistema de controle de estoque. Depender de processos manuais não raro resulta em erros. E, no estoque, errar é o mesmo que perder dinheiro. Vamos descobrir como evitar essa cilada?

Sistema de controle de estoque: você precisa de um

Você ainda controla o seu estoque apenas com uma prancheta? Está mais do que na hora de permitir que a tecnologia entre na sua empresa. E veja bem: isso vale mesmo para os pequenos negócios.

Quando a estrutura é enxuta e a movimentação de produtos não é intensa, não é incomum que o gestor desconsidere a importância de um sistema de controle de estoque automatizado. Afinal, como esse tipo de ferramenta tem um custo, pode parecer mais econômico fazer um acompanhamento manual. Pode ser na planilha ou, pior ainda, no papel e caneta.

O grande problema é que ir por esse caminho significa se enganar. Você não economiza, ao contrário, perde dinheiro ao virar às costas para a tecnologia e suas soluções na área de estoque.

Para entender melhor, vale utilizarmos exemplos. Imagine não ter um controle fácil e organizado sobre a data de validade de itens armazenados na empresa? Ou, quem sabe, errar ao digitar um número na planilha, deixar de repor artigos no estoque e perder vendas por isso?

Não estamos falando de nenhuma situação absurda. Quem não se dedica a essa área fundamental da empresa, sobretudo em indústrias e estabelecimentos comerciais, fatalmente sofrerá prejuízos. Em alguns casos, eles podem se repetir e comprometer lucros e a própria continuidade do negócio.

O que o controle do estoque automatizado faz por você

Para reforçarmos a questão em torno da importância de um sistema de controle de estoque, vamos falar agora de algumas de suas principais vantagens. Conheça mais sobre elas e procure aplicar à sua realidade. Isso o ajudará a entender como seu negócio tem a ganhar.

Controle simultâneo e total

Você sabe que a velocidade dos processos é alta, e que isso não depende do tamanho da empresa. No dia a dia, as decisões por vezes precisam ser tomadas de maneira quase instantânea. Para isso, muito ajuda se o gestor contar com informações e subsídios atualizados.

Quando você abre seu estoque para a tecnologia, amplia o controle sobre o armazenamento e circulação de produtos, mas vai além. Todos os dados relacionados a esse setor podem ser acompanhados em tempo real pelo seu sistema online.

E veja só: até mesmo longe da empresa, via dispositivos móveis, você pode consultar informações e acompanhar a movimentação no estoque. É um apoio à gestão que fica difícil de mensurar.

Reduz a quantidade de erros

Perder uma venda porque um produto está em falta ou porque você acha que está são situações totalmente evitáveis. Para isso, você precisa de um controle de estoque mais rígido.

As informações de entrada e saída de mercadorias da sua empresa não podem escapar do radar. Além disso, é preciso que a comunicação interna esteja ajustada.

Cuidar do estoque não deixa de ser uma ação de gestão de qualidade. Por que não garantir maior eficiência a partir da ajuda da tecnologia?

Processos integrados

Um sistema de controle de estoque se torna ainda mais importante quando integrado dentro de um processo de gestão da empresa. Na prática, significa automatizar a relação dessa com outras áreas da empresa.

Sempre que ocorre uma venda, isso gera um alerta de saída do estoque, atualização do inventário e, se necessário for, dá origem a uma ordem de reposição direcionada ao setor de compras. E tudo isso sem intervenção humana.

Facilita o estabelecimento de políticas de estoque

Como já lembrado, a tomada de decisão sobre o estoque é favorecida quando as informações se tornam mais claras e atualizadas. Imagine só de quanto tempo você precisaria, ao fazer o controle manual, para identificar que um determinado produto atingiu seu estoque mínimo.

E na hora de planejar suas compras? Consegue perceber quanta diferença faz ter de forma clara relatórios completos com dados sobre os itens de maior e menor saída?

Não dá para correr o risco de continuar investindo em artigos que se acumulam no estoque e não têm saída. Da mesma forma, é um erro grave permitir que a empresa fique desabastecida das mercadorias mais importantes para a produção ou que mais interessam aos clientes.

Como escolher um sistema de estoque

Se você já se convenceu de que precisa de um sistema de controle de estoque automatizado, deve adotar alguns cuidados para fazer a escolha mais adequada à sua empresa.

O primeiro deles, é claro, é conhecer as suas necessidades. Já destacamos que mesmo os pequenos negócios se beneficiam da ferramenta. Isso não significa, contudo, que o empreendedor deve contratar a solução mais completa se não fará uso de todos os seus recursos. Pagar por algo que se mostra desnecessário é um erro e tanto.

A próxima etapa é pesquisar no mercado um software que fique o mais próximo possível de atender exatamente aquilo que seu negócio precisa, da forma que deseja. Assim como você deve oferecer um atendimento personalizado ao cliente, também faz jus a receber uma solução assim.

Garanta também que o sistema de controle de estoque tenha armazenamento em nuvem. Afinal, não dá para confiar seus importantes arquivos ao armazenamento físico, em seus computadores. Em caso de pane ou vírus, isso poderia paralisar setores da empresa.

Não menos importante, confira se ele oferece a integração que você tanto precisa implantar em sua empresa. Um software que cuida do estoque precisa se relacionar bem com vendas, financeiro, administrativo e demais setores, compartilhando informações de interesse comum.

Por fim, priorize sistemas fáceis de lidar no dia a dia, intuitivos, rápidos e que, em caso de qualquer problema, contem com uma equipe de suporte capaz de oferecer um atendimento à altura do desejado.

Cuide melhor do estoque

Com o avanço da tecnologia, não faz mais sentido dispensar um sistema de controle de estoque na sua empresa. Todo processo manual acaba onerando o negócio de duas formas: no tempo despendido e no gasto exigido. E como você viu neste artigo, há muitas boas razões para você investir em uma gestão mais moderna.