O trabalho home office na empresa contábil

Home Office é um processo laboral no qual os empregados trabalhem em casa. No caso das empresas contábeis, geralmente, o trabalho é realizado com o uso de tecnologias (softwares) que permitem que os empregados consigam, por meio da internet, ter acesso aos sistemas utilizados para realizar suas tarefas.

Essa modalidade de trabalho exige diversos cuidados, sendo os mais relevantes: aspecto legal ligado, especialmente, aos direitos trabalhistas, e o aspecto operacional, relativo à maneira mais adequada para realizar o trabalho. Neste artigo, somente comento o tocante ao último aspecto, ou seja: a operacionalização.

As considerações que o artigo apresenta estão fundamentadas em experiências concretas presenciadas em empresas contábeis durante os anos de 2016 a 2019, as quais optaram por essa modalidade de trabalho, com o envolvimento parcial ou total do quadro colaboradores.

1. Aspectos importantes a considerar

Alguns cuidados são importantes antes de iniciar o trabalho Home Office propriamente dito. Comentarei alguns deles neste artigo.

1.1. O ambiente domiciliar do empregado

Neste quesito é preciso avaliar, entre outros aspectos:

- O espaço físico, para ver se tem as condições mínimas para que o empregado possa desempenhar seu trabalho: computador, mesa e cadeira de trabalho;
- Os requisitos mínimos exigidos da linha de transmissão de dados (internet) para download e upload;
- O ambiente familiar: filhos, esposa (o), outras pessoas que convivem com o empregado, que podem atrapalhar o trabalho;
- Analisar como se dá o relacionamento do colaborador com os vizinhos, pois existem casos em que é impossível desempenhar um trabalho, pois vizinhos (as) interferem a todo instante;
- Analisar a luminosidade mínima exigida, pois existem ambientes sem a mínima condição de trabalho;
- Outros aspectos que podem ser detectados em visita à residência do empregado.

Importante lembrar que algumas pessoas têm muita dificuldade para se adaptar ao trabalho sendo realizado em casa, até porque envolve uma mudança de cultura.

1.2. O planejamento e o acompanhamento dos trabalhos

Todos os trabalhos precisam ser previamente definidos e distribuídos entre os colaboradores. Neste quesito, é importante analisar a maneira como as tarefas serão acompanhadas e monitoradas.

Outro cuidado diz respeito à eventual necessidade da consulta a papéis pelo empregado, como contratos e documentos de clientes. É preciso avaliar como eles serão disponibilizados. Para harmonizar melhor essa questão, é importante contar com uma ferramenta tecnológica que permita a armazenagem em nuvem, o que facilita o acesso a qualquer momento.

1.3. Apoio e monitoramento ao empregado

Um aspecto importante refere-se à maneira como se dá o suporte ao colaborador, quando este tiver dúvidas. Empregados que não conhecem todas as rotinas do trabalho carecem de acompanhamento para tirar as dúvidas e receber orientações.

Existem diversas ferramentas tecnológicas que monitoram em tempo real todo trabalho que é desenvolvido por cada um dos colaboradores. O líder que fica monitorando o trabalho consegue, em tempo real, saber se tudo está dentro da normalidade ou se é preciso tomar alguma ação corretiva para cumprir com a realização das metas. Hoje existem ferramentas que possibilitam acompanhar, pela câmara do notebook ou do computador, cada um dos colaboradores. Isso tudo facilita e aumenta a probabilidade de sucesso do modelo.

A excelência não é um ato, mas um hábito.png

1.4. Atendimento de clientes

Ao adotar pela primeira vez a modalidade de trabalho Home Office, é preciso uma estratégia toda especial no tocante ao atendimento dos clientes. Para empresas contábeis já constituídas e que queiram migrar para a modalidade Home Office, talvez o mais correto seja a transição gradativa, em que, aos poucos, os empregados vão sendo preparados para atender os clientes através de meios eletrônicos, sem a necessidade da presença física. Neste quesito faz-se importante uma ferramenta de áudio e vídeo, a ser disponibilizada aos clientes para eventuais dúvidas, consultas em geral, e até mesmo para a realização de reuniões.

Tendo em vista os usos e costumes, dos mais diversos, por parte dos clientes, vale a pena pensar em vários canais de comunicação. Claro que isso exige o uso de uma ferramenta de controle interno única para evitar problemas.

2. Principais vantagens do trabalho Home Office

Um escritório Home Office traz flexibilidade na maneira de execução e administração do trabalho, propiciando maior liberdade para que o empregado não perca tempo em longos trajetos para o deslocamento até a sede da empresa.

Por outro lado, o trabalho Home Office requer dos colaboradores acostumados a realizar o trabalho na sede da empresa uma mudança de cultura. Imagine alguém que estava acostumado a ficar na empresa 8 horas por dia, durante muitos anos, e, agora, precisa ficar em casa e fazer seu trabalho.

As principais vantagens do trabalho Home Office para o proprietário do negócio e para seus empregados são:

- Ausência dos deslocamentos entre residência e o trabalho; 
- Redução de custos da empresa contábil;
- Melhora na qualidade de vida dos colaboradores;
- Elevação da satisfação e motivação do colaborador, desde que este se acostume a esse tipo de trabalho;
- Aumento na produtividade (a médio e longo prazo) e criatividade, quando o colaborador desenvolver tais atributos;
- Alto grau de flexibilidade para realização das tarefas;
- Entre outras.

3. Principais desvantagens que o trabalho Home Office

É preciso deixar claro que o trabalho Home Office pode trazer consequências danosas e que exigem um cuidado todo especial, como:

- Isolamento social e profissional do empregado;
- Riscos ergométricos e de segurança no ambiente de trabalho;
-  Estresse e problemas físicos e psíquicos por parte do empregado;
- Conflitos familiares;
- Extensão da jornada de trabalho, nos casos em que o empregado trabalho mais horas que as previstas em contrato;
- Enfraquecimento da cultura organizacional: o empregado não assimila os valores da empresa contábil, e com isso não estabelece relações de trabalho duradouras dentro da empresa;
- Dificuldades de supervisão, especialmente quando houver falhas no planejamento e no controle, situação principalmente caracterizada pela ausência de boas ferramentas tecnológicas de acompanhamento à distância;
- Riscos de segurança da informação, pois muitos dos dados confiados pelos clientes à empresa contábil possuem caráter sigiloso, e podem facilmente cair em mãos erradas e causar sérios problemas à empresa contábil, principalmente com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPDP;
- Risco de não conseguir entregar os trabalhos nos prazos, especialmente no início da implantação do trabalho Home Office;
- Nos primeiros seis meses poderá ocorrer uma queda na produtividade em torno de 30%, quando comparado o trabalho Home Office com o trabalho realizado presencialmente;
- Entre outras.

4. Considerações finais

Como qualquer forma de realizar o trabalho, a modalidade Home Office, por si só, não é garantia de sucesso dentro de uma organização contábil. O certo é que o Planejamento Estratégico e Operacional, o Controle Interno e a Avaliação serão os grandes responsáveis para consolidar o caminho para alcançar os objetivos da entidade. Mesmo em momentos de crise, como é o caso atual do COVID-19, em que o tempo para implantar o Home Office possa ser extremamente curto, é importante se debruçar sobre os passos anteriormente citados.

Para concluir vale lembrar as sábias palavras do filósofo grego Aristóteles: “a excelência, portanto, não é um ato, mas um hábito.”

Desejo sucesso a você!

Laudelino Jochem é presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Paraná