Empresários reduzem escritórios e investem em espaços de reuniões

Após um período de adaptação, empresas que adotaram o trabalho remoto durante a pandemia passaram a considerar a possibilidade de abandonar o escritório de vez, motivadas pela economia de tempo e de recursos.

Mas, antes de fechar o espaço físico, é preciso considerar necessidades do negócio, dos clientes e dos funcionários.

Ao longo de cinco meses desde a chegada da Covid-19, o escritório Pallotta Martins e Advogados colheu, em reuniões semanais, opiniões para avaliar os prós e contras do home office. As conversas foram essenciais para chegar ao melhor formato, afirma Marcos Martins Pedro, 37, sócio.

"Quando entendemos que os clientes estavam sendo bem atendidos, que os advogados estavam satisfeitos e que conseguiríamos enxugar custos, decidimos que a mudança seria permanente", diz.

Com essa percepção, a empresa, que fica em uma sala de 100 m² em um prédio na avenida Paulista, em São Paulo, começou a buscar um imóvel 60% menor, que será usado como ponto de apoio para audiências virtuais, reuniões com clientes e mentorias.

A projeção de economia com a mudança é de 52%, graças à redução de gastos com aluguel, condomínio e serviços de limpeza —já descontada a ajuda de custo de R$ 250 para quem trabalha em casa.

Ao decidir adotar o home office, o empresário precisa colocar no papel todos os custos envolvidos, desde investimentos iniciais até os gastos fixos, lembra Enio Pinto, gerente de relacionamento com o cliente do Sebrae.

Isso significa, por exemplo, contabilizar a necessidade de contratar armazenamento em nuvem, comprar móveis e dar ajuda de custo para internet ou telefonia. "O funcionário precisa ter em casa as mesmas condições de trabalho que tinha no escritório", diz.

Uma semana antes da quarentena ser decretada, Valmir Sierra Fernandes, 56, da fintech XLZ, decidiu instituir o home office para manter a segurança dos colaboradores da empresa, que tem oito funcionários e ocupava uma sala em um coworking em Pinheiros, zona oeste de São Paulo.

Com a movimentação restrita por causa da pandemia, os clientes do negócio começaram a quebrar a resistência em fazer reuniões virtuais.

"Fiquei surpreso. Tenho clientes de 60 e 70 anos e todos conseguiram fazer conferências a distância. Isso ajudou, inclusive, a reduzir viagens, economizando tempo e dinheiro. Aí entendi que seria possível adotar esse sistema", diz.

Mesmo assim, ele vai manter um espaço no coworking, menor que o anterior, para ter acesso à sala de reunião e a mentorias oferecidas no local.

"Nós atendemos um meio muito tradicional. Ter um endereço físico transmite uma certa sensação de segurança", afirma Valmir.

Com a mudança, a empresa obteve uma economia de R$ 8.000 mensais, o equivalente a 10% dos gastos fixos.

O maior desafio para implementar o trabalho remoto na visão do empresário foi a relação a distância com a equipe. "Existem pessoas que gostam de estar juntas, outras precisam de um acompanhamento mais próximo. Por isso, o gestor tem de ter sensibilidade para entender a necessidade de cada um", diz Valmir.

A Kawar, empresa de engenharia, estava se preparando para sair de um coworking na Chácara Klabin, em São Paulo, e alugar um espaço maior quando a pandemia chegou.

Como a empresa faz projetos de refrigeração para o varejo, segmento paralisado na crise, o home office foi adotado como forma de cortar custos e manter a equipe. A economia estimada é de R$ 72 mil ao ano, em um momento de queda em 80% nos projetos.

Mas o primeiro trimestre da mudança não foi fácil, conta Eduardo Hiroshi Funabashi, 36, dono. "Tivemos que fazer reunião com muita frequência. Foi preciso transformar a cultura da empresa."

Hoje, os sete funcionários usam um novo sistema que permite, por exemplo, que uma mensagem seja disparada aos envolvidos em uma tarefa quando ela é finalizada.

"Quando eles perceberam que a gente conseguia ganhar eficiência com a automação, isso minimizou a ansiedade. Além disso, agora a pessoa se sente confortável em cumprir as atividades no melhor horário para si", diz Eduardo.

O aumento na produtividade foi de cerca de 40%, o que foi fundamental na decisão de adotar o home office. Até o modelo ser estruturado, porém, um funcionário teve de ser desligado porque não se adaptou, conta Eduardo.

Nem todo mundo consegue ter um bom rendimento nesse regime, diz Luciana Lima, professora de estratégia de pessoas do Insper. "Quando o funcionário começou nesse emprego, antes do coronavírus, ele buscava um tipo de troca que se transformou. Às vezes, o melhor para ele é estar em uma organização com modelo híbrido", diz.

No caso da Kawar, as transformações aconteceram até na forma de vender seus serviços. Agora, Eduardo busca clientes online e apresenta portfólios digitais.

"Estamos vivenciando os prós e contras de uma transformação que a gente esperava ver em dez anos", diz.