Contador no comércio: como formar uma parceria estratégica

Se você considera que o contador no comércio cumpre apenas uma função de obrigações tributárias, é hora de rever seus conceitos.

Esse profissional pode ser o aliado estratégico que faltava para impulsionar o seu negócio. Por ter conhecimento avançado com temas financeiros, além do domínio das questões tributárias, o contador tem o potencial de contribuir muito para o planejamento e a organização de sua empresa do varejo.

Desde a abertura até a expansão dos negócios, passando por todas as crises em potencial e oportunidades de organização, remanejamento e melhorias em vendas e faturamento, estabelecer uma relação de confiança e parceria com o contador pode fazer a diferença nos resultados.

Neste post, vamos entender melhor como o contador pode ajudar e como fomentar essa cultura na sua empresa.

Importância do contador ao abrir um comércio

Guiados pelo impulso empreendedor, muitos empresários brasileiros abrem comércio acreditando que apenas seu esforço será capaz de dar conta de tudo. Embora o suor seja importante, o trabalho precisa ter direção  para não ser desperdiçado ou ou mal aproveitado.

Assim, uma empresa que não conta com profissionais de gestão, finanças e contabilidade para nortear suas ações está fadada a perder o rumo.

Nesse aspecto, o contador é a figura certa para indicar, por exemplo, o tipo de empresa que você poderá abrir. EI, Eireli, EPP e até MEI são algumas das modalidades permitidas. Cada uma está sujeita a regras específicas e condições fiscais que as diferenciam. Pode ser que na sua região abrir uma Eireli seja mais vantajoso do que uma EPP, por exemplo. Essa é uma orientação que um contador pode dar, garantindo o melhor formato de sociedade para sua empresa.

Ainda no processo de abertura de um comércio, o contador será o responsável por indicar o regime tributário mais vantajoso. Embora o Simples Nacional seja a opção comum, nem sempre é o regime tributário a ser escolhido. Esse cuidado também se explica ao considerar que o comércio lida constantemente com um imposto estadual, o ICMS, que apresenta alíquotas, regras e formas de substituição tributária diferentes em cada unidade da federação.

É também papel do profissional de contabilidade guiar no processo de abertura de conta bancária para pessoa jurídica. Afinal, cada banco trabalha com tarifas próprias e condições para conceder crédito que variam de uma instituição para outra. Não menos importante, na fase de abertura do negócio, o contador será o apoio imprescindível para elaborar o seu planejamento financeiro e na definição do capital de giro.

O  papel do contador na organização financeira do comércio

O trabalho do contador não para depois que o comércio estiver funcionando. Vimos que o sistema tributário brasileiro é extremamente dinâmico, com regras e exigências que precisam ser constantemente verificadas.

Por si só, esse já seria um bom motivo para manter contato direto com o contador. Mas suas contribuições podem ir muito além.

Na hora de contratar colaboradores ou prestadores de serviços, por exemplo, esse profissional pode auxiliar para que todos os trâmites e contratos estejam adequados a cada função. Esse cuidado pode, inclusive, poupar sua empresa de futuros e indesejáveis processos judiciais por ferir a legislação trabalhista.

Um outro ponto do comércio que deve receber a maior atenção é o fluxo de caixa. A partir do momento em que sua loja começar a receber e fazer pagamentos, será muito importante ter o controle rigoroso do que entra e do que sai.

Esse controle deve ser feito para garantir o pleno cuprimento das obrigações fiscais, mas também é extremamente valioso para ajudar a identificar gargalos de produção, estoque e fluxo. Um desses possíveis gargalos é o próprio registro dos valores. Se realizado de forma insuficiente ou falha, seu negócio ficará no escuro, sem saber exatamente quanto ganha, nem onde e como está sendo gasto o dinheiro.

Certamente você será obrigado a emitir NFC-e, a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica. Esse é um documento que deve ser preenchido e repassado ao fisco seguindo diversas diretrizes, as quais precisam ser cumpridas para não correr o risco de ter notas devolvidas e até multas. O controle sobre as notas fiscais, portanto, é um ponto em que o auxílio de um contador faz toda a diferença.

O contador como parceiro estratégico do comércio

Uma vez que seu negócio esteja nos trilhos, certamente haverá um momento em que crescer é a única opção. Não há comércio que expanda suas operações sem um mapeamento criterioso das oportunidades, do mercado e de sua própria situação financeira e contábil.

Nesse sentido, o contador pode ajudar muito a guiar os próximos passos. Será que você está mesmo pronto para expandir neste momento? Será que um diagnóstico de suas finanças não revela certas dificuldades de caixa que estão sendo ignoradas? Será que a busca de um financiamento é o melhor caminho?

Em muitos casos, o contador não participa ativamente desse processo de tomada de decisões. Mas isso é uma falha do gestor, que deve envolver esse profissional para obter insights que dependem de uma mente mais familiarizada com temas fiscais, contabeis e financeiros.

A intenção, nesse caso, é planejar os caminhos da empresa adequadamente para que uma possível expansão gere receitas sustentáveis, e não prejuízo. Também é necessário destacar que o crescimento nos negócios pode implicar em mudança de regime fiscal. Se essa alteração é feita sem o devido planejamento, há perigos de sobra.

Não se pode deixar de considerar o risco sempre presente de encerramento das atividades. A burocracia brasileira é tão grande que, até para fechar uma empresa, é necessário muito cuidado. Para garantir que esse processo ocorra dentro do que a lei prevê e para que não reste nenhuma dívida ou pendência, a participação do contador é essencial.

E se você receber uma proposta de venda de seu negócio, ter um contador-consultor ao lado será de grande ajuda para avaliar criteriosamente e da forma mais vantajosa o seu patrimônio empresarial.

Além de tudo, a obrigação

Como vimos, o papel do contador vai muito além do cuidado com a questão fiscal. Mesmo assim, essa tarefa, por si só, tem uma dimensão gigantesca. Mais do que uma obrigação legal, contar com a assistência desse profissional é essencial para a orientação, manutenção, cuidado e revisão de todas as questões tributárias.

O Brasil impõe às empresas uma das mais elevadas cargas de impostos do planeta e um sistema tributário muito complexo.

E não basta estudá-lo uma vez para compreendê-lo completamente. De acordo com cálculo realizado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, divulgado em julho de 2017, mais de 360 mil normas de matéria tributária foram editadas desde a promulgação da Constituição Federal de 1988. É o equivalente a 1,88 nova norma por hora em dias úteis.

Por isso, a mera questão tributária já torna impossível a vida do empresário sem o contador. Mas, como vimos, é possível aproveitar os conhecimentos desse profissional para ir muito além da obrigação e construir uma relação de parceria para o seu varejo.