Você não tem controle de processos na sua empresa contábil?

Quantas tarefas você tem para fazer até o final do dia na sua empresa de contabilidade? E o seu time? A pergunta pode até parecer simples, mas quase ninguém consegue respondê-la, principalmente de pronto. Por trás da simples questão está uma das maiores destruidoras de empresas contábeis: a falta de gestão de processos. 

Várias empresas contábeis estão meses à fio com o compromisso de se manterem firmes para atravessar a pandemia e ainda conquistar novos clientes. O problema é que a falta de gestão de processos tem uma substância paralisante de empresário. Ela trava sua empresa de crescer. 

Atrapalha o contador de trazer novos clientes, impede que o cliente se sinta realizado com os serviços prestados, atrapalha o rendimento da equipe, atrapalha a implantação de novos sistemas otimizadores do serviço contábil. 

Tem um conceito da administração em que é necessário que todo empresário contábil, todo contador, tenha clareza sobre: Só é possível gerenciar aquilo que se pode medir. 

Se não está medindo seu negócio contábil, não está gerenciando de maneira profissional como a empresa precisa ser supervisionada. 

Retomando o assunto das tarefas: Se não sabe quantas folhas foram feitas e quantas faltam a fazer, se não se tem esse número confiável, como vai saber se é preciso contratar mais funcionários ou menos funcionários? Vai depender totalmente da percepção pessoal do seu trabalhador?

Sem métrica não é possível avaliar se está crescendo ou diminuindo. É importante ter o controle, pois só assim se está gerenciando, ter gestão de processos.

Mas o que controlar? 

Será que vale a pena controlar o cafezinho?  Será que vale controlar tudo? É preciso ter um mínimo de controle de processos. Não é preciso ter um controle profundo, um controle avançado. Depende muito do estágio de vida que o negócio contábil está.

Na balança dos gastos, as empresas contábeis têm muitas coisas em comum. Há custos fixos e a maioria das empresas acabam tendo margem pequena de lucratividade. Seja por conta do ticket médio cobrado, seja pelo tipo de cliente que a empresa tem em mãos no momento. 

O segredo da lucratividade no negócio contábil é você crescer o faturamento e o gasto fixo não crescer tanto. Ao ter o controle você impede que esse gasto fixo vá crescendo muito com mão de obra. Estuda a melhor saída. Isso tudo colabora para você ser um bom administrador do seu negócio.

O primeiro passo é ter mapeado quais as dificuldades atuais no seu escritório contábil. Gerenciar os processos pode ter como aliado forte a tecnologia. No mercado, vários softwares trouxeram soluções que ajudam nas rotinas de escritórios contábeis. As mais avançadas são em nuvem, o que traz praticidade, agilidade e permite acessar o banco de dados contábil online de seu cliente.

Tem softwares que além de tratarem de emissão de notas, fluxo de caixa e controle de obrigações contábeis, ainda contam com integração a sistemas de vendas, uma parte fundamental para a saúde do seu negócio: saber vender serviços contábeis.

A tecnologia proporciona acompanhamento da contabilização; se atualizar em novas mudanças de regras fiscais; rastrear e armazenar documentos de gestão contábil de modo online; ter inteligência artificial de apuração de impostos e encargos.

Não depender do cliente para poder ter acesso às notas dele e fazer a gestão contábil é outro benefício que empresas de tecnologia trouxeram ao mercado contábil. Além disso, os profissionais têm acesso a análises já prontas e levantamento de dados poderosos para ajudar o contador a trazer soluções para seu cliente.

A inteligência da sua empresa contábil está com seu funcionário?

O sucesso da gestão de processos numa empresa contábil depende também da adesão do funcionário. O ser humano tem um comportamento padrão. Ele tende a relaxar quando não é controlado. Quem tem filho no colégio, já sabe disso. Se você não pega para ver o boletim da escola, muitas crianças começam a tirar nota baixa. Não tem ninguém para conferir. 

O pensamento da criança é: “Eu não tô tirando nota boa e não tô tendo punição nenhuma”. O controle tem uma função preventiva. Quando se monitora as pessoas, elas tendem a se comportar melhor. Agora quando se solta demais as pessoas, em algum tempo elas começam a amolecer. É um desafio que tem sido frequente nas empresas contábeis com a questão do home office. 

No primeiro momento, a tendência é que as pessoas da sua equipe contábil fiquem pilhadas. Principalmente nesse período em que as empresas estão vivendo o desafio de sair da crise, a galera está engajada para esse propósito. Mas passado-se um tempo, alguns times começam a amolecer.  O colaborador começa a acordar mais tarde, começa a perder o foco, porque a criança está em casa ou por conta da presença da família.

Se não controlar as entregas desse profissional, como é que vai saber se ele está produzindo o suficiente? Não está deixando a peteca cair na sua empresa contábil?

Existem métodos que podem fazer com que a produtividade seja aumentada e seu escritório contábil fature muito, como a Pomodoro.

O risco que paira no ar é o seguinte: Se o seu negócio de contabilidade crescer, você vai precisar de mais gente. Precisando de mais gente, é possível que entre gente nova que não tem o mesmo comprometimento que a equipe antiga. E isso desencadeia problemas.

Os negócios contábeis fatalmente tem turnover. Empresas contábeis, na maioria das vezes, não são de aposentadoria. Poucos são os empregados que ficam na empresa por muitos anos. Cedo ou tarde o funcionário começa a ter a ambição de crescer mais e já existe um teto de salário, ele sai para outro negócio.

Portanto ter entrada de gente nova, seja pela conquista de novos clientes, seja pela reposição de pessoas saindo, exige que o empresário contábil lide com isso. Se não tiver processos definidos, significa que se está pegando conhecimento emprestado da cabeça do funcionário. O dia que esse trabalhador vai embora da sua empresa, ele leva o seu conhecimento.

Organizada a gestão de processos, qual o passo para o crescimento?

Existe uma gama de serviços contábeis que as empresas que querem ter tickets médios mais altos estão adotando: BPO Financeiro, consultoria financeira e consultoria estratégica. Somados a esses serviços está o conhecimento de técnicas de vendas para a entrega desses novos serviços consultivos ao seu cliente.

Quando a empresa não sabe fazer o controle financeiro, a sua empresa contábil pode assumir esse controle. É o serviço de Business Processing Outsourcing, BPO Financeiro, quando se terceiriza o setor financeiro. É cobrado honorário mensal e se resolve o problema da empresa e traz receita nova para seu escritório de contabilidade.  

A consultoria financeira é quando o contador ensina o empresário a fazer controle financeiro. É um empresário que busca ter essa gestão internalizada, mas não consegue fazer a coisa acontecer. O contador fica com o papel de ensiná-lo a implantar a gestão financeira.

Outro campo de atuação é a consultoria estratégica, em que o contador ensina o cliente a ter um planejamento estratégico, a desenvolver um pensamento estratégico. Ter a gestão de processos como pilar de seu negócio contábil, otimizando o tempo dos colaboradores e o tempo de produção, facilitam para trabalhar cada vez mais nos diferenciais da empresa e a satisfação do cliente. É um ganha-ganha para o empresário contábil, sua equipe e seu cliente.