Por que é tão difícil dar baixa em empresa?

Empresas consideradas ativas junto à Receita Federal têm obrigações a cumprir. Isso independe do faturamento. E o pior: a necessidade se mantém mesmo se não há atividade desenvolvida.

Se você acha que essa é uma situação incomum, é hora de rever esse conceito. Uma pesquisa do Instituto Endeavor, chamada de “Burocracia no Ciclo de Vida das Empresas”,  trouxe números até certo ponto surpreendentes.

O principal deles é que 3,7 milhões de empresas no Brasil estão com seus CNPJ ativos, mas sem atuarem efetivamente. Ou seja, são estabelecimentos que só existem no papel.

E o mais grave: esse número representa notáveis 20% das empresas cadastradas na Receita Federal. Dessa forma, uma em cada cinco empresas brasileiras é como um negócio fantasma. Existe, mas ninguém vê.

Atenção às irregularidades nas empresas

Se não bastasse a quantidade expressiva de empresas que só existem no papel, a pesquisa da Endeavor constatou outro número preocupante. Nada menos que 86% das empresas brasileiras exercem suas atividades irregularmente.

E os índices são mais elevados em negócios que deveriam dar o exemplo. Isso porque, dos escritórios de advocacia brasileiros, 80% estão irregulares e, nas empresas de contabilidade, esse percentual sobe para 88%.

Outro aspecto que merece reflexão é a burocracia à qual as empresas estão sujeitas para se manter regulares. O estudo avançou nos motivos que podem levar donos de negócios a não honrar seus compromissos. Um deles aponta para as atualizações tributárias. Na média, a cada três dias, uma nova regra de tributação surge para complicar a gestão.

Também foi apontada como causa a pesada carga de obrigações acessórias. Mensalmente, as empresas devem preencher cerca de 24 fichas informativas sobre as suas atividades. Quando há algum erro no envio dessas informações, ela pode ser punida - e a mão do Fisco costuma ser pesada nesses casos.

Igualmente importante é saber que, quando a empresa mantém o CNPJ ativo, ela permanece obrigada a arcar com todas as obrigações e pagamentos de tributos à União. Significa que, se a baixa não for rapidamente providenciada, uma verdadeira bola de neve em obrigações vai se formando.

Tecnologia é alento para dar baixa em empresa

Embora o número de negócios “fantasmas” venha aumentando (eram 1,5 milhão em 2015), é também verdade que o processo para dar baixa em empresa vem se descomplicando gradativamente.

Um exemplo disso é a informatização dos passos de abertura e baixa, que podem ser feitos no portal Empresa Simples. Por enquanto, ele só atende a empresas do Distrito Federal, mas a promessa é de que, em breve, o serviço online seja estendido a todo o país.

Empresas com sede em Brasília podem acessar o site Empresa Simples. Também está disponível um guia, com todas as etapas que devem ser seguidas para dar baixa no CNPJ.

Além da plataforma web para encerramento de atividades, houve mudanças na forma de quitação de dívidas. Se a empresa tiver algum tipo de débito, eles poderão ser transferidos para o CPF dos sócios. Essa mudança liberou as certidões negativas de débito, antes exigidas para encerrar o CNPJ, e agilizou a conclusão da etapa, que pode acontecer em apenas três dias.

Microempreendedores Individuais (MEI), que desde sempre puderam contar com a internet para cumprir com as formalidades exigidas, também podem fazer os procedimentos de baixa pelo Portal do Empreendedor.

O processo de encerramento tradicional

Enquanto o sistema online não é disponibilizado nacionalmente, empresas de outros estados devem seguir trâmites um pouco mais complicados.

No site Coletor Nacional, é possível iniciar o pedido de baixa do CNPJ. Para começar, abra uma nova solicitação e informe UF e município. Logo abaixo, a opção “baixa” deve ser marcada e, em seguida, clique no botão “Continuar”.

Cumprida essa etapa, é emitido um Documento Básico de Entrada (DBE) ou o Protocolo de Transmissão, caso seja informado o certificado digital. A partir de então, o sistema gera um código para acompanhamento do processo de encerramento do CNPJ.

O próximo passo é formalizar a solicitação de baixa na unidade que o Coleta Online indicar. Essa formalização significa a remessa de documentos, que podem ser entregues pelos correios, presencialmente ou por outros meios aprovados pela Receita Federal.

Os documentos são:

• DBE ou do Protocolo de Transmissão
• Quadro de Sócios e Administradores (QSA), se for o caso
• Cópia autenticada do documento de identificação do signatário
• Cópia autenticada do ato de extinção registrado no órgão competente ou da documentação comprobatória da extinção da entidade, conforme Tabela de Documentos e Orientações constante no Anexo VIII da IN RFB 1.470 de 30 de maio de 2014.
• Depois disso, o processo corre, restando aguardar até que o encerramento da empresa seja concluído. Com a mudança na lei, débitos da empresa passam para o CPF dos sócios, portanto, as cobranças de juros em cima de atrasos continuarão a ser executadas normalmente.

No site da Receita Federal, é possível fazer o download do comprovante de baixa tão logo o órgão disponibilizar o documento.

Se for o caso, a empresa deverá fazer o distrato social, que nada mais é do que a retirada do cadastro na Junta Comercial. Após, também deverá ser dado baixa na Inscrição Estadual (IE), que é feita no site da respectiva Secretaria de Fazenda. A última etapa é a baixa na Inscrição Municipal, que deve ser realizada junto à prefeitura.

Dar baixa em empresa é indispensável

Seja qual for a razão do seu objetivo de dar baixa em empresa, não dá para perder a briga para a burocracia. Como vimos, é até compreensível que, diante da quantidade considerável de exigências, muitos donos de negócios deixem de cumprir com essa etapa. Mas esse é um equívoco acompanhado de riscos diversos.

Não seguir os trâmites legais pode custar muito caro, uma vez que impede as pessoas envolvidas de abrir novos registros no CNPJ. Portanto, ficam sem condições de voltar a empreender. Não dá para correr esse risco, não é mesmo?