Nota Fiscal Eletrônica: aprenda a emitir o documento

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é desenvolvida de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e a Secretaria da Receita Federal. O projeto, criado em 2005, tinha como objetivo implantar um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, que substituiria a sistemática emissão do documento fiscal em papel, usado, geralmente, para operações com mercadorias entre empresas.

O uso da Nota Fiscal Eletrônica implica várias vantagens para o contribuinte, a sociedade e as entidades tributárias

O processo de implantação das obrigatoriedades do uso da Nota Fiscal Eletrônica em todo o país terminou em dezembro de 2010. Naquele ano, a NF-e assumiu o status de um sistema nacional de documento fiscal eletrônico, compartilhado entre os estados e a Receita Federal.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência exclusivamente digital. Ele é emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Para emitir NF-e, as empresas devem solicitar seu credenciamento como emissoras do documento na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. Até 2015, muitas empresas ainda tinham dúvidas sobre ecomo emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Veja no tópico seguinte como proceder.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

A empresa emissora desse tipo de nota fiscal gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado digitalmente, transformando este arquivo em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira de modo que seja garantida a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Em seguida, este arquivo eletrônico é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda, Finanças ou Tributação do estado de jurisdição do contribuinte emitente. Esses órgãos verificam a integridade formal do arquivo e entregam um protocolo de recebimento chamado "Autorização de Uso". Sem esse documento, não pode haver trânsito de mercadoria. É ele que transforma o documento eletrônico no Documento Fiscal, ou seja, na Nota Fiscal Eletrônica. Após a Autorização de Uso, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibiliza a consulta, através da internet, para o destinatário.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria é impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica chamada DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em via únida e em papel comum. O DANF-e não é nota fiscal, nem a substitui. Ela é apenas um instrumento auxiliar para a consulta da NF-e, porque contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, que permite ao detentor desse documento confirmar através das páginas da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal que, de fato, existe uma Nota Fiscal Eletrônica que tenha tido seu uso autorizado.

A NF-e pode ser consultada no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Como instalar o software emissor da Nota Fiscal Eletrônica?

O Software Emissor da Nota Fiscal Eletrônica é um programa que é instalado na máquina do contribuinte e permite a emissão de notas fiscais eletrônicas para a correspondendente Secretaria de Fazeda Estadual. Com esse software, é possível gerar o arquivo da Nota Fiscal eletrônica e acessar meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital que o contribuinte possuir e transmití-la para a Secretaria de Fazenda Estadual relacionada. Ele também permite o gerenciamento das notas e o cancelamento delas, a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANF-e) para a circulação das mercadorias e outras funcionalidades para facilitar a criação da Nota Fiscal Eletrônica, como cadastros de clientes, produtos e transportadoras. Para baixar o Software Emissor de NF-e, basta acessar a página para instalação do programa e seguir asorientações do manual.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?

Entre os benefícios para o contribuinte vendedor (emissor da NF-e) destacam-se a redução de custos de impressão, envio e armazenagem de documentos fiscais; a simplificação de obrigações acessórias; e o incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.

Já as vantagens para o contribuinte comprador (receptor da NF-e), destacam-se a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias; a redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais; e o incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores.

A sociedade também é beneficiada pela Nota Fiscal Eletrônica à medida que são promovidos o incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; a padronização dos relacionamentos eletrônicos entre as empresas e a redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos. Por fim, os benefícios para as administrações tributárias incluem, principalmente, a diminuição da sonegação e o aumento da arrecadação e a melhoria no processo de controle fiscal.