Erros de gestão do fluxo de caixa que a empresa não deve cometer

Um estudo divulgado no final do ano passado revelou um dado alarmante: o número de micro e pequenas empresas inadimplentes atingiu 4,9 milhões, um recorde desde o início do levantamento realizado pela Serasa Experian, em março de 2016.

Entre as empresas endividadas, 45,6% são do setor de serviços, 45,2% do comércio e 8,8% da indústria. São Paulo detém 32,5% do total dos negócios em inadimplência.

Saber lidar com as finanças é imprescindível para o sucesso de um negócio. É necessário ter uma estratégia para não deixar as contas no vermelho. E uma das tarefas que define a saúde financeira da empresa é a gestão do fluxo de caixa.

A tarefa deve ser encarada como um mecanismo para alavancar ganhos e reduzir perdas e identificar falhas que podem ser gargalos de crescimento.

Veja orientações simples e práticas para não negligenciar as finanças de um micro e pequeno negócio.

Não categorizar custos, despesas e receitas

Registrar os custos e despesas como um amontoado de contas a pagar pode demonstrar, no final do mês, se a empresa está no vermelho ou no azul.

No entanto, as anotações não fornecerão informações relevantes para tomadas de decisão. Portanto, é necessário segmentar as contas em grupos, como custos com pessoal (salários e benefícios), despesas de ocupação (aluguel, energia elétrica, IPTU), ações de comunicação (visual merchandising e investimento em redes sociais) e compra de novos produtos. As receitas também podem ser segmentadas – no caso de uma loja, o agrupamento pode ser por receitas provenientes de linhas de produtos ou coleções.

A segmentação ajuda o empreendedor a saber onde a empresa gasta mais e onde é possível diminuir custos.

Sob o ponto de vista de receitas, o agrupamento permite identificar quais produtos e serviços possuem maior representatividade no faturamento e quais são os itens que estão em crescimento, estabilidade ou declínio de vendas.

Deixar de acompanhar o caixa constantemente

Geralmente, muitos empreendedores acompanham o fluxo de caixa mensalmente –e, no final do período, faz um balanço para avaliar se os números estão dentro do orçamento.

No entanto, no dia a dia de uma loja, alguns gastos triviais podem passar despercebidos, como compras de última hora, refeições e transportes extra para funcionários e despesas com pequenas manutenções, como troca de lâmpadas queimadas.

Dessa forma, o dono da loja deve acompanhar o fluxo de caixa todos os dias. Isso permite que seja possível identificar gargalos de eficiência e realizar ajustes antes que o problema cause um rombo nas contas. No final do mês, o empreendedor pode fazer uma análise profunda para projetar números futuros e regular metas.

Confundir vendas e contas a receber

Vendas a prazo são frequentes na loja. Neste caso, o valor pago pelo cliente só entrará no caixa nos meses seguintes. E aqui mora um perigo.

Ao acompanhar o fluxo de caixa, não se deve anotar todas as vendas como recebimento, mas sim como contas a receber.

Isso evita vários erros. Um deles é contar com dinheiro que ainda não entrou na empresa. Ao controlar a data e o montante a receber, o empreendedor já considera os juros, descontos e taxas de operadoras de cartão de crédito, que podem deixar o valor final diferente do preço de venda.

Como a grande maioria dos empreendedores sabe, nem todos os clientes pagam em dia (e alguns nem pagam). Então, manter o controle de contas a receber é necessário para identificar atrasos e calotes e fornecer informações para realizar cobranças. Também é uma forma de identificar bons e maus pagadores – e evitar que o segundo grupo volte a comprar na empresa.

Deixar de lado a tecnologia

Hoje existem no mercado dezenas de softwares na nuvem de gestão de fluxo de caixa, alguns gratuitos e que também operam por aplicativos de smartphone.

Essas ferramentas digitais permitem o gerenciamento de diversas rotinas, como pagamentos de fornecedores e funcionários, contatos com clientes, integração com contas bancárias e emissão de nota fiscal.

Todos os dados são exibidos em relatórios, o que faz os processos serem facilmente controlados pelo empresário. Os softwares minimizam erros e também podem aumentar a produtividade devido a maior agilidade na gestão do caixa.

Misturar contas da empresa com contas pessoais

Pode parecer um truísmo, mas é comum micro e pequenos empreendedores misturarem as finanças pessoais com as da empresa.

Alguns microempresários, por exemplo, só abrem contas jurídicas quando necessitam de empréstimos em melhores condições e que requerem maiores garantias, como ativos imobilizados (máquinas e equipamentos).

O problema de usar o caixa da empresa como conta bancária pessoal é minar toda a estratégia e planejamento financeiro do negócio.

Os saques indevidos podem gerar informações inconsistentes e confundir o empreendedor durante a análise mensal do fluxo de caixa. O correto é o empreendedor definir previamente um pró-labore mensal, que caiba no orçamento e inclui-lo no planejamento financeiro do negócio.