Consultoria de processos: quando, como e por que contratar?

Dizem que o jeito mais fácil de aumentar o faturamento e o valor de mercado de uma empresa é expandindo a equipe e a capacidade de produção. Porém, na prática, nem tudo é tão simples assim. Quando a estrutura cresce, os gastos também aumentam e, muitas vezes, fica difícil controlar os processos internos.

Por outro lado, é possível crescer em valor e em market share e, ainda assim, manter a atual capacidade produtiva. E para que isso seja possível, uma das soluções está diretamente ligada à procura por empresas especializadas em prestar consultoria de processos. Para quem não sabe, elas são responsáveis por desenvolver estratégias que ajudam a otimizar a gestão das atividades em diversos segmentos do mercado.

E o que seria uma gestão de processos? É uma forma de gerenciar a cadeia de atividades presentes na rotina de uma organização. Pense em todas as tarefas e funções que existem na sua empresa, desde a prospecção de clientes até o atendimento pós-venda. Refletiu? Muita coisa, não é mesmo?

O conjunto dessas atividades exige um alto nível de organização, caso contrário sempre haverá tempo desperdiçado no processo – isso sem falar na perda de qualidade do serviço. Para que todo o processo aconteça da maneira desejada, deve existir um acompanhamento contínuo de todas as etapas. A organização precisa ter uma clara visão de futuro e, aliado a isso, é fundamental conhecer as tarefas que realmente trazem resultado.

Ainda neste contexto, também se faz necessária a inclusão de uma série de estratégias de gerenciamento à rotina corporativa. E a ajuda da tecnologia é fundamental neste trabalho, automatizando funções e concentrando esforços de forma organizada e fluída.

Abaixo, estão algumas das principais estratégias e etapas utilizadas por uma consultoria:

· Mapeamento – responsável por coletar as informações sobre os processos, incluindo entrevistas com todos os envolvidos;
· Modelagem – é o desenho do fluxo dos processos, fundamental para trazer clareza e organização das tarefas;
· Oportunidade de melhoria – nasce da análise das etapas anteriores, identificando gargalos que podem estar impedindo o aumento da produtividade e desperdiçando recursos;
· Implantação e padronização – é a definição de como o processo deve ser executado. Por meio da padronização, qualquer colaborador que tenha a qualificação necessária para a atividade poderá entrar no processo e executar as tarefas;
· Monitoramento – após a implantação, é realizado o acompanhamento. Isso pode ser feito por meio de indicadores de desempenho dos processos para mensurar os resultados.

Se, num primeiro momento, estas etapas parecem algo de difícil realização, elas podem ser implementadas com uma facilidade muito maior quando a empresa possui um sistema tecnológico de apoio, como um ERP, como são conhecidos os softwares de gestão integrada, que agiliza o fluxo da informação e contribui para melhorar a velocidade com que ela é processada.

Entre as principais vantagens de contar com uma consultoria de processos e com um sistema ERP estão: mais agilidade e facilidade na execução das atividades; economia de tempo; eliminação do desperdício de tempo e recursos; aumento da eficiência e da capacidade de produção; alcance da visão corporativa; mais qualidade para o serviço final.

E, algo a ser plenamente considerável, é que uma consultoria deve ser vista como um investimento, uma vez que trará um duplo retorno ao negócio: economia de recursos e aumento da capacidade a partir da melhoria dos processos.
Com o apoio de uma consultoria de processos, o fluxo de atividades é conhecido e entendido por todos. Assim, o desempenho possibilitará o aumento do faturamento e o valor de mercado da companhia.