Como preparar sua empresa para entrar no eSocial

A partir de 1.º de julho, todas as empresas brasileiras devem se adequar ao eSocial. Pelo serviço, os empregadores devem informar obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias para o governo, de forma periódica. Veja como se preparar.

O eSocial reúne 15 obrigações acessórias, como o comunicado de acidente de trabalho (CAT) e a relação anual de informações sociais (Rais). Todas as empresas são obrigadas a aderir. 

A lógica é parecida com a do Simples, que unifica oito tributos em um único sistema e boleto. O eSocial faz isso com as obrigações acessórias: no lugar de preencher 15 obrigações separadamente, as empresas precisam abastecer um único grande sistema. 

A migração para o eSocial deve ser bastante trabalhosa. As empresas vão precisar atualizar bancos de dados, adequar softwares e passar a coletar informações que hoje não são necessárias. Por isso é importante se preparar desde já. 

Mas, com o tempo, a tendência é facilitar a burocracia. "Acredito que o eSocial pode trazer uma otimização de processos de recursos humanos, no longo prazo", opina Valter Shimidu, sócio da KPMG. Isto porque hoje "você tem uma massa de obrigações acessórias, e passa a ter uma única obrigação para entregar mensalmente". 

Entenda mais sobre o eSocial e veja como se preparar para implantar na sua empresa: 

O que é o eSocial 

Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. É um sistema pelo qual os empregadores vão informar, de forma unificada, todas as obrigações acessórias relativas aos seus empregados. Os órgãos participantes são a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

O que o eSocial unifica 

O eSocial unifica 15 obrigações acessórias em um único sistema. São eles: 

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social 

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT 

RAIS - Relação Anual de Informações Sociais. 

LRE - Livro de Registro de Empregados 

CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho 

CD - Comunicação de Dispensa 

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social 

PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário 

DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte 

DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais 

QHT – Quadro de Horário de Trabalho 

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 

Folha de pagamento 

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS 

GPS – Guia da Previdência Social 

Qual a diferença para o modelo vigente 

Atualmente, os empregadores já são obrigador a repassarem informações dos seus empregados para o governo federal. A diferença é que os dados são fragmentados. A vantagem da unificação é que muitos destes dados são duplicados, ou seja, é preciso enviar a mesma informação para o INSS e o MTE. Além disso, cada órgão tem um prazo diferente. Com o eSocial há uma unificação de datas. 

Quem deve aderir ao eSocial 

Todas as empresas devem aderir. Com exceção de Microempreendedores Individuais que trabalhem sozinhos, sem nenhum funcionário. 

Mesmo as micro e pequenas empresas, e as que já preenchem obrigações acessórias pelo Simples Nacional vão precisar aderir ao eSocial. 

Quando o eSocial passa a valer 

O eSocial está em vigor desde 8 de janeiro para as empresas muito grandes, que faturam acima de R$ 78 milhões. São cerca de 15 mil, no país todo, nesta situação. 

Para as demais empresas (quase 8 milhões) o eSocial passa a valer em 1.º de julho de 2018. A implantação vai ser dividida em cinco fases. 

Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas 

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos 

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento 

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada 

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador 

Órgãos públicos também devem aderir. O prazo para eles começa em janeiro de 2019. 

Como se preparar para entrar no eSocial 

Valter Shimidu, sócio da KPMG, elenca quatro dicas para as empresas que vão ingressar no eSocial se adequarem desde já. 

1. Adequação do sistema eletrônico 

Grande parte das empresas já registra boa parte das informações exigidas pelo eSocial de forma eletrônica. Até porque grande parte do que precisa ser enviado consta na folha de pagamento e, hoje em dia, isto já é feito num sistema eletrônico. 

Mas muitos destes sistemas são mais simples, e não necessariamente vão conseguir dialogar com o eSocial. A dica é entrar em contato com o escritório contábil ou provedor de folha de pagamento e tirar a dúvida: eles já possuem um sistema pronto? Este sistema será capaz de gerar os arquivos do eSocial? Se não, é possível adequá-lo antes do eSocial entrar em vigor, em julho? 

Vale lembrar que o governo ainda não divulgou se vai disponibilizar um software próprio para o eSocial, parecido com o programa que a Receita criou para o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). É possível que isto exista, mas apenas para as microempresas. 

2. Utilize a plataforma de testes 

O eSocial possui um ambiente de testes que permite às empresas enviarem as informações para o governo sem ter nenhum efeito jurídico. Utilizar o ambiente de testes é uma boa opção para testar se os dados exportados pelo sistema são compatíveis com o modelo exigido pelo eSocial. 

O ambiente de testes não conta com um software próprio, ou seja, com um programa que as empresas possam utilizar para preencher os dados. É preciso fazer isso no próprio software da empresa e transmitir os dados. Informações sobre como fazer isso estão no site http://portal.esocial.gov.br/institucional/ambiente-de-producao-restrita. 

3. Atualize os dados dos empregado 

As empresas já mandem dados cadastrais dos seus empregados, já que isso é uma exigência das obrigações acessórias da folha de pagamento. Mas, com o eSocial, o nível de detalhamento das informações vai aumentar. Não basta passar um cadastro resumido. 

O ideal é já entrar em contato com os funcionários para ter uma base de cadastro atualizada e mais completa, para estar com os dados em dia quando o eSocial entrar em vigor. 

4. Faça uma revisão nos dados

Por último, é importante revisar as informações previdenciárias e de cálculo trabalhista. Como o eSocial vai exigir cálculos mais detalhados, pode ser que o valor de imposto recolhido hoje esteja defasado. 

Por exemplo a contribuição previdenciária. Hoje as empresas informam o valor devido com a base de cálculo do que é devido para o INSS. Com o eSocial será preciso informar um detalhamento da base de cálculo. Na hora de detalhar é possível que o valor tributado fique destoado do valor atual. 

"Sugiro que as empresas façam uma revisão das práticas para verificar se o que adotam hoje estão de acordo com a legislação em vigor, para não ter nenhuma surpresa", explica Shimidu.