Como otimizar o funcionamento da empresa com a tecnologia

Uma das lições que gestores e empreendedores podem tirar da atual crise econômica que assombra o Brasil é que deve-se ser racional nos negócios. Isso significa que as empresas precisam se concentrar em cortar os excessos, simplificar os processos e evitar o desperdício de esforço para aumentar a produtividade e reduzir custos.

Existem diversas formas de colocar em prática medidas visando essas finalidades. Porém, é necessário cuidado para não usar ferramentas ultrapassadas, enquanto há outras que são mais apropriadas para o negócio em questão. “Um bom software vai auxiliar os gestores em diversas frentes de trabalho e, como consequência, simplificar os fluxos de processos e informações”, diz Guilherme Werneck, CEO da Moki, software brasileiro de checklists eletrônicos para melhoria contínua.

Werneck explica que o programa que desenvolve permite aos usuários coletar e armazenar informações. Elas ficam acessíveis a todos os interessados, o que dificulta que haja a perda desses conteúdos. “O material vai diretamente para os receptores finais, seja a montagem de uma agenda de tarefas ou sua delegação aos colaboradores”, afirma, em contraponto aos e-mails e planilhas, que podem acabar perdidos.

Veja abaixo sete dicas para sua empresa passar por um choque de gestão utilizando a tecnologia a seu favor.

1 - Esqueça os papéis

Ainda que as tecnologias digitais tenham se barateado nos últimos anos, há empresas e instituições que ainda não conseguiram integrar as novas ferramentas a todas as suas áreas. Como resultado, pilhas desnecessárias de papel são produzidas, atrasando e burocratizando os processos. Além de ser ecologicamente mais correto, reduzir esse desperdício de celulose também representa mais agilidade e economia para a empresa.

2 - Ao se informatizar, escolha bem as ferramentas

O primeiro processo de informatização das empresas incluiu ferramentas basilares, como e-mail e planilhas. No entanto, hoje, duas décadas depois da popularização desses mecanismos, constata-se que eles já estão defasados em relação a diversas demandas do mercado. Arquivos diferentes com planilhas e mensagens de e-mail enviadas em grupo podem facilmente se perder em meio ao fluxo de dados.

3 - Mapeie os fluxos

Uniformizar o modo de lidar com os processos da empresa passa por ter ciência sobre os fluxos de trabalho. Evitar sobreposição de tarefas e otimizar os esforços da equipe são atitudes fundamentais para cortar os excessos. Os trabalhos feitos parcialmente por um colaborador podem continuar a serem tocados por outros, desde que isso esteja exposto em alguma plataforma visível e clara.

5 - Evite a falta de comunicação

Apesar da facilidade de se comunicar no século XXI, as ferramentas de comunicação profissionais nem sempre cumprem seu papel com eficácia. E-mails podem acabar esquecidos frente a outras mensagens mais recentes e que demandam igual atenção. No caso das mensagens coletivas, torna-se difícil manter um fluxo linear de textos com tantas pessoas respondendo em longas conversas. Escolha um programa que ofereça formas de comunicação diretas, de modo que seja fácil agendar e delegar tarefas e, posteriormente, planejar ações de correção.

6 - Treine a equipe

Uma equipe que trabalha em sintonia torna-se muito mais eficiente. O norte da empresa deve ser o de fazer com que todos incorporem à rotina os processos e aprendam a lidar com todas as funções disponíveis nas ferramentas de gestão.

7 - Meça os resultados

A tecnologia é uma parceira na hora de analisar os resultados obtidos com as coletas de informações. Com uma auditoria é possível identificar gargalos, não conformidades, rankings e frequências que vão ajudar na tomada assertiva de decisões que vão corrigir esses desvios e contribuir para um melhor funcionamento da empresa como um todo.