Certificado digital para empresas: veja a importância e quais ter

Você sabia que o certificado digital para empresas está se tornando cada vez mais importante? É que, por mais que a internet facilite a nossa vida, permitindo-nos fazer um monte de coisas a distância, existe um lado negativo: indivíduos mal intencionados são capazes de roubar dados, descobrir senhas e se fazerem passar por outras pessoas.

Quando conseguem isso, o empreendimento corre diversos riscos, como o de que esse indivíduo consiga fingir que é você, roubar sua identidade e tomar decisões sérias no seu lugar.

Parece até aqueles filmes de ação policial que de vez em quando passam na TV. Mas é apenas a dura realidade quando as empresas não investem em meios para se protegerem. Vamos, então, bater um papo sobre esse assunto tão sério?

O que é um certificado digital e para que serve?

O certificado digital é um documento eletrônico que representa a assinatura do usuário. Ele pode ser em formato de arquivo, cartão inteligente ou token. Sendo assim, o seu armazenamento fica em mídia digital.

Ele serve para assinar documentos na internet, para que as pessoas do lado de lá, que receberão o que você enviar, tenham a certeza de que foi feito realmente por você. Assim, dizem que a assinatura digital garante três princípios: a integridade, a autenticidade e o não repúdio.

A integridade significa que o documento não foi alterado após ter sido assinado. A autenticidade estabelece a validade da mensagem e do seu remetente. Já o princípio do não repúdio tem o objetivo de garantir que o autor não negue ter criado ou assinado o documento.

O dono do certificado recebe uma chave privada para elaborar e assinar o arquivo. O destinatário recebe uma chave pública, que permite apenas a visualização da mensagem. Ou seja: ele só pode dar uma lida, sem poder mexer em nada ali dentro.

Outra utilidade do certificado digital é a de proteger o documento. Só as pessoas que têm as chaves podem ler o que está ali dentro. A mensagem fica criptografada para todas as outras. Assim, podemos dizer que a chave pública é como se fosse um tradutor do conteúdo.

E a obrigatoriedade do certificado digital para empresas?

Agora, você deve estar pensando algo do tipo: “OK". Já estou começando a entender a funcionalidade disso. Mas eu sou mesmo obrigado a ter um?”

Eu respondo que depende. Empresas que atuam pelo lucro real e lucro presumido são obrigadas, sim.

Quanto ao MEI, existem algumas particularidades. Como regra geral, ele não é obrigado a ter. Contudo, se quiser emitir nota fiscal eletrônica, precisa avaliar se existe órgão público (da prefeitura ou da secretaria da fazenda) em sua cidade que forneça, de graça, o sistema emissor. Se existir, ele continua não sendo obrigado (mas pode mudar futuramente) a ter o certificado. Se não existir esse emissor público e ele for obrigado a usar um software particular, é obrigatório ter o certificado.

Quais as vantagens do certificado digital para empresas?

Bem, meu amigo, por tudo o que já relatei até aqui, você deve ter percebido o quanto um certificado digital para empresas é vantajoso, não é? Mas, para que fique bem claro, vamos comentar algumas dessas vantagens.

Maior credibilidade

Já que o documento vai com sua assinatura no final, a pessoa que o recebe pode ficar tranquila de que foi você quem produziu o teor da mensagem e que não se trata de um indivíduo tentando aplicar um golpe. O fato de você ter sua chave particular e o destinatário ter a chave pública garante essa confiança nos documentos.

Segurança das informações

Como não é possível o documento ser alterado por outra pessoa depois de você assiná-lo, isso fornece mais segurança. Você tem a tranquilidade de que se alguém por acaso tiver acesso a ele, essa pessoa não conseguirá lê-lo.

Já aquele que recebe sabe que o que está vendo ali não foi modificado durante o trajeto do envio. Isso é muito importante, principalmente em casos nos quais os gestores precisam lidar com documentos sigilosos.

Quais os tipos de certificado digital existentes para empresas?

Quanto aos tipos, os fundamentais são A1 e A3.

A1

Tem validade de um ano. Ele é armazenado como arquivo, no computador ou no smartphone. Por valer por pouco tempo, não é muito caro. No entanto, o fato de só existir por meio de arquivo pode restringir um pouco o seu uso.

Por exemplo, quando colocar a assinatura, a empresa só pode usar a chave privada pelo dispositivo em que ele estiver armazenado. Se estiver no computador, não é possível fazer pelo celular.

A3

Tem validade de três anos. Aqui já existem as opções token (um pendrive) ou cartão com leitora. Por isso, a empresa tem mais liberdade de usar o dispositivo que quiser. É um pouco mais caro que o A1, mas, após fazer as contas do seu custo proporcional e avaliar a autonomia de uso, ele pode compensar.

Certificado digital e-CNPJ

Tem a capacidade de atender a qualquer documento de uma empresa. Pode ser do tipo A1, com validade de um ano, ou A3, com validade de três anos.

Certificado digital NF-e

É usado apenas para assinar as notas fiscais da empresa. Essa é sua única função. Assim como o e-CNPJ, também pode ser A1 ou A3.

Token, cartão ou arquivo

Eles dizem respeito ao formato do documento em que se encontra o certificado digital. Para empresas, os de modelo token e cartão são os do tipo A3. Já o de arquivo é do tipo A1.

Como obter um certificado digital?

Primeiro, você precisa encontrar uma autoridade certificadora. Ela é responsável por emitir um certificado validado pela Receita Federal.

Não se esqueça de ter os documentos de identificação da empresa, nesse contato, como CNPJ e contrato social, além das identificações pessoais dos gestores responsáveis. Depois disso, é só aguardar até a empresa enviar o certificado, junto com as senhas e chaves de acesso.