A partir de julho, o eSocial vale para todas as empresas

A partir de julho, o eSocial passa a ser obrigatório para todas as empresas privadas, incluindo aquelas do Simples Nacional. O sistema não é exatamente uma novidade.

Desde 2014 os empresários estão na expectativa de sua implantação, que rotineiramente passou a ser adiada pelo governo.

Mas, desta vez, o cronograma aparenta ser definitivo. A primeira etapa do projeto já está em andamento, envolvendo grandes empresas, que faturam mais de R$ 78 milhões por ano.

Agora em julho, todas as demais empresas privadas terão de se cadastrar no sistema, e enviar uma série de tabelas, como as de cargos, horários, entre outras.

O passo seguinte é o que exige maior cuidado. A partir de setembro deste ano, os empregadores terão de munir o eSocial com dados relativos a seus funcionários.

Erros nessas informações impedirão que obrigações trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas mais à frente. Ou seja, multas poderão ser aplicadas.

Esses dados que abastecem o sistema serão cruzados e validados, ou não, pelo sistema. De maneira ilustrativa, o desligamento de um funcionário não será aceito pelo eSocial se antes o empregador não informou sua contratação. Além disso, nessa cadeia de eventos, será evidenciado que a empresa cometeu uma irregularidade no passado.

A contabilista Rosangela Tavares, gerente da Seteco Serviços Contábeis, lembra da necessidade de as empresas revisarem os dados cadastrais de seus empregados, que ao longo do tempo podem ter mudado de endereço, ampliado o número de dependentes, se casado.

“Os dados precisam ser entregues com rigor, pois possuem validade jurídica. Ou seja, o empregador se responsabilizará pelas informações que entregou por um período de até cinco anos”, disse Rosangela durante palestra realizada nesta quarta-feira, 6/06, no Conselho do Setor de Serviços da Associação Comercial de São Paulo (ACSP).

Um problema comum relatado por empresas que estão providenciando o saneamento dos dados envolve funcionários que possuem dois números de PIS. A verificação dos dados trabalhistas e previdenciários dos funcionários pode ser realizada por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis).

É possível alterar eventuais dados incorretos de maneiras online, pelo portal do eSocial, que disponibiliza um módulo de qualificação cadastral. Para tanto é preciso ter certificado digital. Poderão ser alterados nome, data de nascimento, CPF e Pis/Nis dos trabalhadores.

Em novembro começa uma nova fase do eSocial. Nela, as empresas serão obrigadas a enviar a folha de pagamento por meio do sistema. Rosangela lembra que terá de ser encaminhado um arquivo para cada funcionário. Ou seja, se a empresa possui 200 empregados, serão enviados 200 arquivos no formato XML.

“Se faltar informação de um funcionário, o eSocial não vai fechar a folha da empresa”, disse Rosangela.

Vale lembrar que fazem parte do eSocial a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS, a Caixa Econômica Federal e o Ministério da Previdência Social.

Esses órgãos irão cruzar as informações. Assim, o sistema pode não acusar um erro de imediato, como o salário de um funcionário informado com valor maior que o real. Porém, mais à frente essa informação irá conflitar com aquela averiguada pelo INSS.

Menos obrigações? Não exatamente

A promessa do governo é que quando o eSocial estiver completamente implantado serão substituídas 15 obrigações que hoje os empresários enviam periodicamente aos diferentes órgãos.

O sistema irá fazer as vezes da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) , Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) , entre outras obrigações.

Em janeiro de 2019, por exemplo, a GFIP será incorporada pelo eSocial. Mas isso não significa que o volume de informações enviado ao governo irá diminuir.

“A quantidade de novas informações que o sistema solicita é grande. Será preciso enviar atestado médico, a instituição de ensino de estagiários, qual a formação do supervisor do estagiário, e outros dados que não são habituais”, disse Rosangela.

A contabilista da Seteco também lembra que serão exigidos dados de segurança e saúde no trabalho que dificilmente pequenas empresas possuem.

Quem não tem laudos atestando nível de periculosidade e insalubridade, entre outros, terá de contratar técnicos para atestar a situação na empresa.

“O eSocial é complicado, mas não muda as legislações trabalhistas e previdenciárias. O que de fato ele faz é garantir que as empresas cumpram essas leis”, disse José Maria Chapina Alcazar, vice-presidente da ACSP e coordenador-geral do Conselho do Setor de Serviços da entidade.